O que preciso para fazer home office?

A atual crise do COVID-19 (Coronavírus) pela qual estamos passado necessita de distanciamento social para combater a disseminação do vírus. Por isso, grande parte das empresas esta adotando medidas de home office, situação na qual seus colaboradores atuam de forma remota para executar suas atividades. Porém, essa maneira de trabalho exige muito dos colaborador e da gestão para ser eficaz, e manter os menos níveis de entrega. Não são todas as empresas e nem mesmo todos os colaboradores que conseguiram manter esse modelo, mas acredito que devemos nos ater a 5 pontos-chaves para o bom andamento de uma rotina de home office que são: Organização, Responsabilidade, Disciplina, Ritos & Protocolos e, Adaptação. Abaixo descrevo um pouco do que acredito ser cada um desses pontos.

1) Organização: O primeiro passo de uma agenda de trabalho de home office é a organização. Seja a organização de sua agenda de trabalho, seja a organização da rotina de conversas que vai ter com seu time, seja sua organização pessoal para executar as tarefas e por fim a organização de um espaço físico dentro de sua casa que será dedicado para a execução do trabalho remoto. Minha sugestão é montar uma agenda para toda e qualquer atividade que você irá executar dentro do horário do expediente.

2) Responsabilidade: o trabalho remoto, assim como o trabalho no escritório exige profissionalismo e dedicação, a diferença entre uma forma e outra é que a responsabilidade pela execução do trabalho quando se esta trabalhando de casa é só sua. As pessoas passam a confiar mais em você e você precisa ter consciência de que precisará ser responsável inteiramente pelas suas entregas. Uma das minhas sugestões para mostrar responsabilidade é ser pontual em todos os compromissos agendados, sejam suas entregas, seja sua participação nas video-conferências. Além disso, a prioridade passa a ser muito mais urgente, a pessoal que pode lhe ajudar a resolver não esta ao seu lado e, e-mail ou WhatsApp não é tão eficiente pois a pessoa pode não ver, ou resolver na hora que você precisa. Portanto, é urgente, ligue.

3) Disciplina: Geralmente associamos nossa casa a momentos de lazer e bem estar e, é raro pensarmos que neste ambiente para nos dedicar a uma atividade profissional. Sendo assim, é necessário criar uma nova disciplina mental para fazer o trabalho fluir de sua casa. Minha dica é estabelecer um espaço separado em sua casa para o trabalho, combinar com seus parentes a situação, e procurar não se distrair com nenhuma outra atividade, como televisão, videogame, entre outros. Mantenha os seus horários rotineiros de acordar, tomar banho, café, almoço, etc. Outro fator que é fundamental para manter a disciplina é entregar todas suas tarefas no prazo e formalizar tudo o que for falado. Quando falo tudo, é tudo mesmo. Quando estamos em um escritório as coisas que falamos já se perdem na loucura do dia a dia. Sem o contato pessoal, se não houver disciplina para formalizar tudo, a chance de se perder é ainda maior.

4) Ritos & Protocolos: pode não parecer, mas o espaço físico das empresas, assim como a interação presencial entre seus colaboradores, ditam muitos dos ritos e protocolos do negócio. No caso do trabalho remoto, esse ritos e protocolos para serem mantidos precisam ser externalizados constantemente. Na minha opinião e papel da gestão determinar quais serão esses ritos como por exemplo como serão feitos as video-conferências, os controles das entregas e dos relatórios de acompanhamento. O gestor deve ser o guardião desses ritos e presar para que todos os colaboradores sigam com responsabilidade, disciplina e organização.

5) Adaptação: Estamos acostumados com a nossa rotina, com o modelo mental que montamos para performar nossas atividades. Este momento exige a quebra desse paradigma e, a nossa capacidade de conseguirmos nos adaptar a nova situação e ao novo ambiente de trabalho e de negócios que vamos viver. Minha sugestão é manter a calma, a serenidade, mas acima de tudo, enxergarmos com bons olhos a mudança e a saída da zona de conforto. Pensar que este momento é passageiro e servirá como um grande aprendizado para melhorarmos ainda mais o ambiente de negócios e as relações sociais no futuro.

Muito provavelmente esta fase que vivemos será lembrada daqui a alguns anos como sendo uma época muito dura, que precisou de um enorme esforço Político, Social e Econômico para ser superado, poupando milhares de vidas. Mas, por outro lado, também acho que será uma fase muito rica e de enorme aprendizado para as pessoas, que amadurecerão novos modelos de trabalho e dinâmicas que antes eram apenas experimentos. Os 5 pontos-chaves elencados acima, Organização, Responsabilidade, Disciplina, Ritos & Protocolos e, Adaptação, podem forjar novos profissionais e novos processos dentro das organizações.